Segundo Newton, para toda ação existe uma reação. Esse princípio é empregado em várias situações das nossas vidas, inclusive no ambiente corporativo. Toda tomada de decisão tem uma consequência, todo o trabalho é realizado para obter resultados e assim por diante. Porém, se os resultados não são mensurados, como saber se o objetivo foi atingido?
No dia a dia de uma instituição, todos se esforçam para produzir o máximo que podem e assim, atingir as metas de cada centro de custo e fazer com que a empresa tenha o crescimento almejado. Só que, muitas vezes, em meio a tantos números e resultados, fica difícil mensurar o todo, e é por isso que os indicadores de desempenho ajudam nessa tarefa.
Também conhecidos como KPI (Key Performance Indicator), são dados quantificáveis determinados pelo gestor para analisar se os objetivos estão sendo atingidos. Porém, um indicador de desempenho não é somente uma simples métrica. Para ele ser denominado como um indicador, ele tem de progredir e mostrar o crescimento do setor, pois assim ele está atrelado ao desempenho do mesmo.
Os indicadores de desempenho costumam ser usados por grandes empresas, já que com a enorme demanda de dados numéricos e informações, é necessário definir aqueles que realmente vão determinar a evolução das metas estipuladas. Médias e pequenas empresas também os utilizam, de acordo com as suas necessidades.
Cada setor é responsável por desempenhar diversas funções e diante dos resultados, nem tudo pode ser considerado um indicador de desempenho. O responsável escolhe alguns índices específicos que são importantes, para determinar se o centro de custo está ou não evoluindo conforme o esperado. Portanto, é de suma importância que a empresa estabeleça quais são os KPI’s que devem ser mensurados e assim, acompanhe tais índices mais minunciosamente. Os gestores terão mais facilidade de tomar as decisões necessárias, utilizando tais indicadores como base para isso.
Primeiramente, é preciso separar, entre informações e dados, o que realmente é importante. Enquanto dados são elementos isolados que não transmitem uma compreensão se não houver um contexto, as informações são a organização desses dados afim de passar algum conhecimento. Já os indicadores são dados numéricos que são utilizados como métrica para tomada de decisão.
Então, é necessário que os gestores determinem quais são os indicadores de cada centro de custo, para que os mesmos sejam mensurados e quantifiquem como está o desempenho da empresa. Vamos usar um exemplo, para uma melhor compreensão: Em um setor de vendas, existe uma variedade de dados que são importantes como: número de clientes novos e clientes antigos; número de propostas enviadas; quantidade de produtos vendidos; os descontos que foram empregados nos mesmos.
O gestor pode estabelecer que os KPI’s para as vendas são o custo, número de vendas e a receita de cada produto. Fica ao critério do responsável por aquele centro de custo determinar quais são os indicadores de desempenho que irão elucidar a evolução do setor.
É muito importante estabelecer os indicadores de desempenho na hora de fazer o planejamento financeiro. Assim, é possível acompanhar através deles aquilo que foi planejado e o que está sendo realizado, para então fazer os ajustes, caso necessário.
Um bom software de planejamento orçamentário possui funcionalidades estratégicas que uma empresa precisa, inclusive para estabelecer os indicativos de desempenho. Através de tais parâmetros, que os gestores poderão aferir os resultados de cada centro de custo e unidades, de forma específica e pontual.
É uma ferramenta que auxilia muitas empresas a organizar as finanças, evitar desperdício de recursos e ainda projetar as despesas com a folha de pagamento, setores e unidades. Além do planejamento orçamentário, tal software proporciona vários mecanismos de análise de performance, para acompanhar de perto todos os resultados e a evolução da gestão financeira.
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