É sempre a mesma coisa. Antes mesmo da segunda metade do ano, os empresários já estão provisionando o próximo, realizando projeções para assegurar um orçamento empresarial assertivo. Para alguns pode parecer exagero, mas a verdade é que quanto antes, melhor. Se antecipar aos acontecimentos, fazendo um planejamento completo com projeções de cenários, previsão orçamentária e definição de indicadores, evita imprevistos e até mesmo desperdícios financeiros, garantindo uma produtividade mais elevada.
Para realizar um planejamento adequado, é preciso ter um controle orçamentário de todos os centros de custos da empresa, para que, posteriormente, se possa fazer uma projeção de fluxo de caixa. Porém, fazer essa projeção orçamentária não é uma tarefa fácil e foi por isso que as empresas começaram a adotar o orçamento colaborativo.
Normalmente, a cúpula da empresa se reúne para analisar como foi rendimento dos setores, fazer o balanço geral e estabelecer as metas para o próximo período. Nesse momento, é definido o orçamento para cada centro de custo, baseando-se no histórico de despesas e acrescentando uma margem de gastos, levando em consideração aumentos e encargos. É nesse momento que também são estabelecidos os possíveis cortes na folha de pagamento, reajustes de verbas e o investimento em cada setor.
Claro que todo esse processo citado acima foi descrito de uma maneira simplificada. Fazer o balanço anual e estabelecer o orçamento para toda uma instituição, é algo demorado e muito trabalhoso. É preciso ter uma visão estratégica aguçada e um alto senso de gerenciamento financeiro, além de indicativos detalhados, para poder determinar o quanto cada departamento poderá gastar ou até onde a instituição poderá investir. Porém, com uma visão ampla do funcionamento da empresa, sem atuar efetivamente em cada setor, esse orçamento pode ficar defasado.
O termo orçamento colaborativo ou descentralizado, é uma ramificação do orçamento participativo, mais conhecido na administração pública e que está aos poucos ganhando força nas gestões empresariais. Se na gestão pública, o orçamento participativo faz com que os cidadãos opinem a respeito de como os recursos serão geridos através de votações e sugestões, no orçamento colaborativo a ideia central é a mesma.
Em um ambiente corporativo, o orçamento distribuído, como também é conhecido tal prática, promove a descentralização da tomada de decisão, fazendo com que cada centro de custo participe ativamente na hora de determinar o seu orçamento e se torne responsável por ele. Além de aumentar o engajamento da equipe, que se sente dentro do processo e, portanto, mais empenhada em atingir os resultados, o orçamento fica ajustado de acordo com as despesas daquele centro de custo.
Agora que o conceito de orçamento colaborativo ou orçamento distribuído foi explicado, fica mais fácil entender o porquê de as empresas estarem aderindo tal prática. Porém, a pergunta que paira no ar é: Como fazer isso?
Para dar autonomia maior aos centros de custos, para que eles mesmos possam gerir o seu orçamento, é preciso aplicar o conceito de descentralização. Isto é: distribuir o poder da tomada de decisão de um grupo específico às demais pessoas envolvidas no processo.
Para tal, será preciso modificar a cultura da empresa, que está acostumada a trabalhar da forma convencional e centralizada. É uma nova forma de pensar que deve ser compartilhada por todos. A cúpula, que antes desempenhava o papel de única decisora, deverá passar a função para os gestores de cada centro de custo, que juntamente com a sua equipe irão gerenciar o orçamento e prestar contas do mesmo. Um elemento que pode ajudar e muito nesse processo, é um software de planejamento orçamentário, que irá auxiliar os gestores a ter a projeção e controle total do orçamento, de forma detalhada e específico para cada centro de custo.
Hoje em dia existem diversas ferramentas que facilitam e muito a empresa a manter as finanças em total transparência e ainda, com a possibilidade de projeção de cenários, previsão orçamentária, controle de fluxo de caixa e uma infinidade de recursos que trazem uma segurança maior ao gerir o orçamento. Com certeza, o orçamento descentralizado tem trazido excelentes resultados e se você acha que irá funcionar na sua empresa, vale a pena implementar tal prática.
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