Según Rafael Melo, Gerente de Planificación Financiera de Pipefy, “el software de gestión presupuestaria AllStrategy Plano ha traído mucha consistencia en la información, haciendo que los procesos sean extremadamente rápidos.”
La búsqueda de la herramienta ideal
Antes de implantar el software Plano, la presupuestación de Pipefy se realizaba mediante hojas de cálculo compartidas, y cada vez que se actualizaba una de ellas, la consolidación era manual y requería mucho tiempo.
Fue a partir de este escenario insostenible de tener que gestionar alrededor de 50 hojas de cálculo que Rafael decidió mirar a los actores del mercado. “Como ya conocía los dolores de las áreas financieras de otras empresas con procesos poco intuitivos para el usuario, tomamos la decisión de contratar una plataforma para poder escalar el negocio de forma sostenible”, explica.
Necesidad de una herramienta flexible
Con parte del equipo en las oficinas de Curitiba, São Paulo y San Francisco (EE.UU.), así como colaboradores remotos en todo el mundo, la necesidad de una gestión global exigía una herramienta flexible que satisficiera todas las necesidades de Pipefy.
“Consolidamos la información en la oficina del controlador, pero hay muchas personas implicadas en el presupuesto y todo el mundo participa en el proceso. Planificamos el presupuesto sobre dos bases, una para Pipefy Ltda, en Brasil, y otra para Pipefy Inc, en EE.UU.”, explica Rafael.
Ahora, con Plano, el mismo gestor opera para ambas bases, pero en monedas diferentes y, al final, todo se consolida en un único resultado.
“El proceso de cierre que antes tardaba 4 días ahora tarda 1 día o menos. Todo se ha vuelto extremadamente rápido”.
Comenzar el viaje con AllStrategy
La principal fuente de gastos de Pipefy proviene de los costes de personal y, como empresa internacional, se necesitaba una herramienta que no sólo fuera flexible y adaptable a los procesos existentes, sino también segura, para mayor fiabilidad a la hora de presentar los datos a los inversores globales de la empresa.
“Inicialmente queríamos ir con una empresa americana, incluso para la relación con los inversores, pero no tendríamos la rapidez y la transparencia que tuvimos con AllStrategy. Estas fueron características que nos dimos cuenta desde el proceso de compra hasta el final del proceso de implementación, ambos fundamentales para elegir AllStrategy Plano.”
¿Por qué AllStrategy Plano?
Según Rafael, Pipefy tuvo en cuenta la capacidad de resolver todo lo que la empresa necesitaba. Además de resolver todos los puntos más críticos del presupuesto, como la planificación de personal, la descentralización del proceso con seguridad y transparencia y la eliminación de las hojas de cálculo, AllStrategy también presentó soluciones que ni siquiera figuraban como necesidades inmediatas en la empresa.
Experiencia de aplicación
Con rapidez en la implementación, comprensión de los objetivos del cliente por parte de los consultores y agilidad en el servicio de apoyo, Pipefy pudo tener su planificación 2020 estructurada rápidamente en una única plataforma, libre de hojas de cálculo y sin perder la colaboración en el presupuesto, una fuerte característica en la cultura de la empresa.
“El modelo de implantación y la gestión del proyecto fueron muy buenos y hoy tenemos plena autonomía para hacer el proceso de planificación por nosotros mismos. Esto también es un diferencial, ya que necesitábamos una herramienta en la que no fuéramos rehenes de ningún tipo de consultoría.”
Además, según Rafael, la empresa ha cosechado frutos desde la implantación del software Plano, ya que empezó a centralizar la planificación estratégica en una única herramienta y prescindió de todas las hojas de cálculo, incluidos los documentos auxiliares.
“¡El nivel de detalle es fantástico! No tenemos ninguna cifra cerrada, todo está muy detallado.”
Impacto tras la automatización
Debido a la rapidez de su negocio, Pipefy optó por aprobar un presupuesto para el primer semestre de 2020 y realizar una previsión en el primer trimestre. Esta flexibilidad hace que AllStrategy Plano se adapte a los modelos de negocio más diversos y en cualquier segmento de mercado.
Rafael recuerda que tardaba días en manejar docenas de hojas de cálculo y necesitaba constantemente dar permisos de acceso y corregir errores de consolidación.
“Ahora, basta un clic para crear un escenario y se acabó. Esta comodidad está marcando una gran diferencia en nuestro día a día”.
Beneficios reales
Además de estructurar y organizar toda la planificación presupuestaria, AllStrategy Plano ha aportado varias ventajas de gestión a Pipefy. Los análisis y justificaciones disponibles en el software ayudan a los usuarios a señalar las razones de cada desviación dentro de la solución, haciendo el proceso más transparente y colaborativo, y ayudando a los gestores en la toma de decisiones.
“En el aspecto financiero, Plano aporta coherencia desde la visión de lo que se realiza, dónde auditar y ver los documentos que componen cada valor, hasta las pistas de auditoría en la planificación, que me señala qué está conectado con qué.”
Los beneficios de AllStrategy Plano también fueron percibidos por los inversores de la startup que, según Rafael, están sorprendidos por el alto nivel de calidad que presentó el presupuesto del año.
“Necesitábamos una plataforma moderna y SAAS que permitiera una planificación fluida y ágil. El objetivo de encontrar una se consiguió seguro!”.
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